CODE: de reportes dispersos a un sistema de información para toda la organización
CODE tenía información valiosa distribuida entre distintos sistemas y reportes. Desarrollamos un sistema de información gerencial con Power BI para centralizarla y hacerla disponible según las necesidades de cada nivel de la organización.
La situación antes del proyecto
Antes de iniciar el proyecto, la información de CODE se encontraba distribuida entre múltiples sistemas independientes y archivos Excel locales. A pesar de contar con datos valiosos de negocio, no existía un entorno unificado donde los líderes de la organización pudieran consultar los indicadores de manera consistente.
Los equipos de trabajo invertían una parte importante de su jornada en la preparación, consolidación y formato manual de los reportes. Este esfuerzo recurrente retrasaba la disponibilidad de la información para la toma de decisiones y limitaba el tiempo que el personal podía dedicar al análisis del desempeño empresarial.
¿Qué necesitaba la organización?
El principal desafío de CODE era estructurar el flujo de información de forma que cada persona recibiera los datos específicos requeridos para su trabajo diario o decisiones de negocio.
No todas las personas necesitaban ver la misma información.
El nuevo entorno de información debía distinguir claramente las necesidades de visualización para tres niveles:
- Operativo: Datos detallados para el seguimiento y ejecución de las actividades diarias.
- Gerencial: Indicadores consolidados para coordinar áreas de negocio y monitorear el desempeño departamental.
- Ejecutivo: Información estratégica agregada para decisiones generales de mediano y largo plazo.
¿Qué construimos?
Desarrollamos un Sistema de Información Gerencial utilizando Power BI como la capa unificada para la consulta de reportes.
Este entorno funciona sobre los sistemas existentes de CODE, extrayendo y consolidando la información de manera ordenada. De esta forma, la organización redujo el trabajo manual y aseguró una fuente de verdad común para la toma de decisiones.
La dimensión del entorno de información
El proyecto de Business Intelligence desarrollado para CODE demuestra cómo una estructura ordenada permite integrar múltiples sistemas en un único entorno de consulta consistente para toda la empresa.
Tres niveles de reportería adaptados
Operativo
Información necesaria para ejecutar y dar seguimiento al trabajo diario de los equipos. Provee el detalle técnico y la visibilidad de los procesos a nivel de piso.
Gerencial
Información necesaria para monitorear un área y coordinar decisiones. Agrupa indicadores departamentales para facilitar la supervisión táctica.
Ejecutivo
Información consolidada para decisiones de mayor alcance. Presenta una vista estratégica resumida de la salud del negocio.
Acceso móvil para la dirección
La reportería de nivel ejecutivo se estructuró específicamente para permitir la consulta cómoda desde dispositivos móviles, facilitando a los directores el monitoreo de indicadores clave en cualquier momento y lugar.
Estructura por áreas del negocio
La reportería creció hasta cubrir 6+ áreas del negocio, permitiendo un lenguaje de indicadores común entre departamentos:
- Talento Humano: Monitoreo de indicadores de personal y gestión de recursos.
- Finanzas: Control y conciliación de información financiera clave.
- Ingeniería: Seguimiento de especificaciones y procesos técnicos.
- Operaciones: Control de flujos de trabajo y distribución.
- Mercadeo: Análisis de campañas y captación de clientes.
- Comunicación: Seguimiento de métricas de alcance institucional.
Sistemas y orígenes de datos unificados
El sistema de información gerencial unifica la información proveniente de 5+ categorías de fuentes y sistemas de la empresa. Ejemplos de estos orígenes de datos incluyen:
* Estos sistemas son ejemplos representativos de los orígenes de datos del proyecto, consolidando bases de datos transaccionales con planillas de control operativo.
¿Qué cambió en CODE?
La unificación del entorno de Business Intelligence trajo cambios estructurales en la forma en que la organización interactúa con sus datos diarios:
- Información centralizada: El acceso a los reportes clave quedó unificado en una sola ubicación, eliminando la necesidad de buscar datos en bases dispersas.
- Actualización automática diaria: Los reportes se refrescan de manera automática cada día, lo que asegura datos oportunos y reduce el esfuerzo operativo de preparación.
- Reportería adaptada por nivel: Tanto los equipos operativos como las gerencias y directores cuentan con información estructurada para su nivel específico de toma de decisiones.
- Acceso móvil ejecutivo: La dirección puede consultar el estado de la empresa desde dispositivos móviles, facilitando el control estratégico fuera de la oficina.
- Uso consistente de datos existentes: La organización aprovecha de forma sistemática la información de sus sistemas actuales (como SAP y Salesforce), dándole valor de negocio a los registros históricos.
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